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Guia da organização do Gmail »Autoridade de aplicativos

Provavelmente, você recebe mais e-mails em um único dia – anúncios, mensagens de trabalho, notificações de mídia social, recibos e muito mais.

A pessoa média consegue mais de 100 e-mails por dia, o que é o suficiente para deixar qualquer um louco – especialmente se eles não tiverem um sistema para manter todas as mensagens organizadas.

O Gmail permite que os usuários criem pastas personalizadas para que possam manter suas contas organizadas e gerenciáveis.

Este guia vai te ensinar como criar pastas no Gmail e manter sua conta tão organizada que até Marie Kondo aprovaria!

Como criar uma pasta no Gmail com apenas 3 cliques

O Gmail se refere a pastas como “rótulos”. Cada vez que você cria um novo rótulo, está criando uma nova pasta – uma nova opção para armazenamento de e-mail.

Abaixo, você encontrará instruções para criar novos rótulos para sua conta do Gmail nas versões para desktop e celular.

Criação de pastas no Gmail (área de trabalho)

1. Role até a parte inferior do menu lateral do Gmail e clique em “Criar novo rótulo“:

Como criar rótulos no Gmail

2. Escolha um nome para sua nova pasta do Gmail.

Crie um nome de marcador no Gmail

Você pode escolher o nome do marcador arbitrariamente, se desejar, mas é aconselhável escolher um nome que você possa lembrar facilmente e que descreva um grande grupo de e-mails.

Você pode aprender mais sobre as práticas recomendadas de organização do Gmail neste seção abaixo.

Sua nova pasta (ou marcador) aparecerá no menu lateral do Gmail, logo abaixo de “Faturas / Recibos”:

Localização das pastas criadas no menu do gmail

Você também pode reorganizar os marcadores no Gmail para que as pastas mais importantes sejam mais fáceis de acessar. Quando terminar de criar e preencher suas novas pastas, você pode ir para esta seção para aprender como organizá-los.

Rótulos Aninhados

Ao criar um novo rótulo, você também verá a opção de criar um “Rótulo Aninhado” – uma pasta dentro de uma pasta.

Os rótulos aninhados são úteis quando você tem uma categoria de e-mails que está ficando grande demais para ser gerenciada com eficácia. Por exemplo, você pode criar uma pasta para e-mails de trabalho e então perceber que precisa de 3 a 4 subpastas para ficar por dentro dos e-mails de colegas de trabalho, gerentes e clientes.

(Esta opção está disponível apenas na versão desktop do Gmail)

Criação de pastas no Gmail (celular)

Fazendo uma nova pasta no App Gmail (Ambas Android e iOS) também é muito fácil.

Aqui estão os passos para criar pastas no Gmail a partir do seu telefone:

1. Toque no ícone Menu (três linhas) no canto superior esquerdo.

2. Role para baixo até a seção do menu intitulada “Etiquetas“. Pressione “Crie um novo“.

Crie uma pasta no Gmail para celular

4. Dê um nome ao seu novo rótulo.

Nomeie o novo rótulo no aplicativo do Gmail para celular

Observe que você não poderá criar rótulos aninhados em um dispositivo móvel; isso só pode ser feito com a versão desktop do Gmail.

Como mover e-mails para uma nova pasta no Gmail

Ok, agora que você criou novas pastas para sua conta do Gmail, é hora de preenchê-las.

Você pode fazer isso em apenas quatro cliques, seguindo estas instruções:

1. Destaque os e-mails que deseja mover clicando na caixa de seleção ao lado da linha de assunto. Em seguida, clique no ícone “Rótulos” localizado no menu superior:

Mova e-mails para uma pasta do Gmail

2. Selecione o rótulo apropriado e clique em “Aplicar”.

Selecione uma pasta para mover e-mails

Observe que você também pode crie e gerencie seus rótulos clicando no ícone “Rótulos” no menu superior:

Crie um rótulo do Gmail a partir do ícone do rótulo
Você tem a opção de criar um novo rótulo nesta fase, não apenas escolher entre os rótulos já feitos.

Se você deseja criar um novo marcador para um e-mail no local, esta é uma boa maneira de fazer isso.

Como adicionar vários e-mails a uma etiqueta

Adicionar um ou dois e-mails à sua nova pasta do Gmail é bastante fácil usando o método acima.

Mas, e se você estiver tentando organizar completamente sua conta do Gmail e quiser mover centenas de e-mails para uma pasta?

Em vez de passar a próxima hora clicando em mensagens individuais e aplicando-as às pastas do Gmail, use este método:

1. Marque a caixa ao lado de um dos e-mails que deseja colocar em uma pasta.

Mova uma grande quantidade de e-mails no Gmail

2. Depois de fazer isso, o menu superior aparecerá. Clique nos três pontos no lado direito do menu e, em seguida, clique em “Filtrar mensagens como estas“.

Filtrar mensagens como essas no Gmail

3. Preencha os parâmetros de pesquisa para garantir que a pesquisa retorne apenas os resultados aplicáveis. Se, como neste exemplo, você está procurando apenas os resultados de um endereço de e-mail, você pode simplesmente clicar em “Procurar“.

Preencher os parâmetros de pesquisa

4. Destaque todos os e-mails nos resultados da pesquisa clicando na caixa de seleção no canto superior esquerdo da tela.

Selecione um grupo de e-mails

5. Clique no botão “Rótulo”Ícone.

Clique no ícone do marcador para mover os e-mails

6. Em seguida, selecione o rótulo apropriado (ou mais de um rótulo, se desejar) e clique em “Aplicar“.

Aplicar rótulos a um grupo de e-mails no Gmail

Pode ser necessário repetir esse processo algumas vezes se estiver tentando criar uma pasta mais complexa com mensagens de vários endereços de e-mail, mas isso é tudo.

Como adicionar automaticamente novos e-mails aos rótulos do Gmail (pastas)

Todo esse trabalho seria inútil se você não pudesse configurar sua conta para classificar automaticamente os e-mails recebidos nas pastas certas. Se fosse esse o caso, você repetiria esse processo sempre que recebesse um novo e-mail.

Felizmente, o Gmail permite que você configure seus e-mails para serem classificados automaticamente no filtro correto.

Se você deseja classificar e organizar instantaneamente os e-mails recebidos, siga estas etapas:

1. Na barra de pesquisa, clique no botão “Mostrar opções de pesquisa”Ícone.

Como configurar a marcação de e-mail de entrada no Gmail

2. Isso abrirá uma barra de filtro de pesquisa com parâmetros diferentes, exatamente como aquele que você usou para organizar sua caixa de entrada de e-mail atual em pastas diferentes:

Definir parâmetros de filtro para mensagens recebidas do Gmail

Inserir os parâmetros corretos é fácil em alguns casos, mas também pode ser bem complicado.

O objetivo é inserir parâmetros que capturarão todos os e-mails recebidos que pertenceriam a essa pasta.

Você poderia use um endereço de e-mail ou um conjunto de palavras específicas como “confirmação do pedido” que seria incluído em todos os e-mails dessa pasta específica.

Você só precisa se certificar de que os e-mails recebidos são classificados na pasta correta. Além disso, você pode editar essas configurações mais tarde se os e-mails não estiverem sendo filtrados da maneira que você deseja.

Portanto, não há necessidade de pensar demais nas coisas – basta inserir alguns parâmetros que você acha que capturarão todos os e-mails relevantes.

Neste exemplo, vamos configurar um filtro para capturar todas as confirmações de compras online.

Então, usaremos o parâmetro “Contém as palavras” e usaremos as frases “confirmação do pedido” e “número da confirmação”, separados por vírgulas:

Parâmetros de filtro para pastas do Gmail

Isso deve incluir todas as compras online feitas com esta conta do Gmail – perfeita para orçamentos de final de mês e impostos.

3. Pressione “Criar Filtro“. Esta tela aparecerá:

Crie um filtro para rótulos do Gmail

Seu trabalho está quase terminado. Agora, tudo que você precisa fazer é encontrar a opção “Aplicar à etiqueta“, Escolha a etiqueta desejada e clique em“Criar Filtro“.

A partir de agora, todas as mensagens recebidas que se aplicam aos parâmetros inseridos serão automaticamente colocadas na pasta que você escolheu.

A única parte difícil sobre isso é acertar os parâmetros de pesquisa. A melhor coisa que você pode fazer é torná-los extremamente amplos ou extremamente estreitos – dependendo do tópico da pasta – para garantir que o Gmail não classifique as coisas de maneira errada.

Como excluir uma pasta do Gmail (sem perder seus e-mails)

Excluir uma pasta no Gmail é bastante fácil – por padrão, ele não excluirá nenhuma de suas mensagens, então não há risco de perdê-los.

Para excluir uma pasta do Gmail, navegue até o menu lateral, role para baixo e pressione “Gerenciar rótulos“.

Como excluir uma pasta do Gmail

Uma lista de todos os seus rótulos – os rótulos que existem por padrão e os que você criou – aparecerá:

Encontre a etiqueta da qual deseja se livrar e clique em “retirar“:

Remover uma pasta no botão Gmail

Por fim, o Gmail solicitará que você confirme sua decisão:

Confirme a remoção da pasta

Nota: este processo é o o mesmo no Gmail para desktop e no aplicativo Gmail para celular – não há necessidade de aprender duas maneiras diferentes de fazer a mesma coisa, pelo menos neste caso.

4 sugestões de pasta para manter sua conta do Gmail organizada

A organização do email é natural para alguns; para outros, é tão difícil quanto manter a cozinha arrumada. Se você estiver naquele segundo barco, estas sugestões de pasta do Gmail podem ser úteis:

1. Recibos e confirmações de pedidos

Se você faz a maior parte de suas compras online – você não está sozinho, o e-commerce cresce mais rápido do que quase qualquer outro setor.

A quantidade de compras online que você faz também significa que está recebendo confirmações de pedidos, atualizações de envio e recibos em sua caixa de entrada. Criar um filtro especial para eles é uma ótima maneira de manter sua caixa de entrada principal livre de e-mails que você não precisa abrir imediatamente.

2. Emails de trabalho

Você já perdeu um cliente, uma reunião ou até mesmo uma promoção porque um e-mail importante se perdeu em uma enxurrada de mensagens em sua caixa de entrada principal?

Criar um rótulo separado do Gmail (ou vários rótulos aninhados) é uma ótima maneira de garantir que todas as mensagens de trabalho importantes nunca deixem de ser lidas.

3. E-mails de programação, viagens e eventos

Se você vai a muitos filmes e shows ou vai para o trabalho com frequência, separar seus e-mails específicos de hora e data em uma pasta própria é uma ótima ideia.

Quando chegar a hora do seu evento, você não terá que vasculhar sua conta do Gmail para encontrar a mensagem certa.

4. Boletins informativos

Quer se trate de seu blog, podcast, fonte de notícias ou jornal de negócios favorito, seus boletins informativos geralmente não são urgentes. Por que não colocá-los em uma pasta separada para que você possa acessá-los … quando você chegar a eles?

FAQ: Pastas do Gmail

Você pode excluir uma pasta padrão do Gmail?

As pastas padrão do Gmail, como “Spam”, “Lixo e“ Social ”não podem ser excluídas. Você pode esvaziá-los de mensagens, mas não pode se livrar da própria pasta.

Como excluo uma pasta do Gmail junto com seu conteúdo?

Você não pode excluir uma pasta e seu conteúdo ao mesmo tempo. Se você quiser se livrar completamente de uma pasta do Gmail, incluindo as mensagens dentro dela, você terá que excluí-las, navegar até as Configurações do marcador e excluir a pasta.

Qual é a diferença entre rótulos e pastas no Gmail?

No Gmail, “marcadores” e “pastas” são exatamente a mesma coisa. Criar um marcador para seu e-mail significa que você está criando uma pasta – você pode usar os termos de forma intercambiável no contexto do Gmail.

O que é um rótulo “aninhado” no Gmail?

Rótulos aninhados são, por falta de um termo mais técnico, “rótulos dentro de rótulos”. Eles permitem que você organize ainda mais sua conta do Gmail criando subpastas.

Resumindo: a importância da organização do Gmail

A conta de e-mail de uma pessoa comum é uma bagunça – milhares de e-mails diferentes, muitos deles sem importância, todos em uma pasta.

O Gmail tenta ajudar os usuários separando automaticamente algumas mensagens em pastas diferentes, como “Social” e “Promoções”. Porém, os usuários do Gmail podem se ajudar muito mais criando pastas personalizadas (rótulos) para suas mensagens.

Portanto, se você tem muitos e-mails com que lidar, comece a organizar hoje e experimente uma caixa de entrada mais tranquila e simples!