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O guia definitivo »Autoridade de aplicativos

No mundo de hoje, existem poucas coisas mais valiosas do que as informações – e é por isso que as informações são um dos principais alvos de roubo, especialmente quando se trata de e-mail e comunicação online.

Usar uma senha forte é algo que pode ajudar, mas ninguém está livre de erros ou totalmente invulnerável. Ao enviar informações importantes, confidenciais ou totalmente secretas pelo Gmail, você precisa ter cuidado.

Este guia para criptografia de e-mail no Gmail ensinará tudo o que você precisa saber sobre como manter todas as suas informações profissionais, sociais e pessoais seguras on-line.

Como enviar e-mails criptografados com o modo confidencial do Gmail

Enviar e receber e-mails criptografados é simples e eficiente no Gmail, graças a uma função que o Google chama de “Modo Confidencial“.

O modo confidencial bloqueia o conteúdo dos e-mails atrás de uma parede de verificação – se o destinatário não puder verificar sua identidade, ele não poderá abrir a mensagem.

Usá-lo é muito mais fácil do que você imagina – basta seguir estas etapas:

1. Clique em “Compor” para criar um novo e-mail.

2. Na parte inferior da janela de rascunho, clique no ícone “Modo confidencial”. Parece um cadeado colocado ao lado de um relógio:

como usar o modo confidencial no Google

3. Escolha uma data de expiração. Após a data de expiração de um e-mail confidencial, ninguém será capaz de acessar o conteúdo do e-mail – nem mesmo você:

definir a data de validade para o modo confidencial do Google

4. Certifique-se de que a opção “Senha SMS” esteja ativada. Isso é o que permite que o Google bloqueie sua mensagem confidencial para todos, exceto para a pessoa para a qual você está tentando enviar a mensagem:

exigir senha para e-mail confidencial no gmail

5. Digite sua mensagem de e-mail e anexe quaisquer documentos (ao usar o modo confidencial, é melhor usar anexos não criptografados, já que o próprio e-mail será criptografado):

como criptografar e-mails no gmail

6. Clique em “Enviar”. Um novo prompt aparecerá, solicitando que você insira o número de telefone do destinatário. Isso é o que o Google usará para verificar a identidade do destinatário antes de permitir o acesso ao e-mail:

adicionar número de telefone para verificação

Depois de inserir o número de telefone, seu e-mail confidencial será enviado.

Como abrir um e-mail criptografado no Gmail

Se alguém lhe enviar um e-mail confidencial, você precisará de seu telefone à mão se quiser abri-lo.

Abrir um e-mail confidencial é um processo simples de 3 etapas:

1. Clique no e-mail confidencial em sua caixa de entrada:

como abrir e-mails criptografados

2. Clique em “Verificar identidade” e aguarde até que um código de verificação seja enviado por mensagem de texto para o seu telefone:

Código de verificação do Google

3. Insira o código de verificação e clique em “Enviar”

4. Leia seu e-mail confidencial:

lendo mensagens criptografadas

Sempre que abrir o e-mail confidencial, você terá que inserir uma nova senha para que o Gmail possa verificar novamente sua identidade. Quer abrir o e-mail confidencial 5 vezes diferentes? Você também verificará sua identidade 5 vezes diferentes.

Por que o modo confidencial pode ser melhor do que criptografar documentos

Se estiver compartilhando informações confidenciais por meio de anexos de e-mail, você pode estar se perguntando por que não pode simplesmente criptografar o anexo antes de enviá-lo, em vez de usar o modo confidencial.

Esta é certamente uma opção, e pode ser a melhor opção se você precisar que o destinatário baixe ou imprima o anexo que está enviando. Porém, há um grande motivo pelo qual o modo confidencial deve ser sua primeira escolha: verificação de identidade.

O uso da verificação de identidade torna o Modo Confidencial do Gmail uma das maneiras mais seguras de enviar e receber informações confidenciais. Nenhuma senha precisa ser escrita ou compartilhada, tornando o modo confidencial ainda mais difícil de quebrar do que a criptografia de documento padrão.

Pense nisso: uma criptografia de documento padrão ainda requer que você compartilhe uma senha com o destinatário para que ele possa abrir o documento. Isso significa que eles precisam armazenar a senha em algum lugar, provavelmente acessível por meio de seu endereço de e-mail.

Se alguém hackear essa conta do Gmail ou obtém acesso ao computador, também não será difícil para eles encontrarem a senha dos arquivos criptografados.

Simplificando: se o seu Senha do Gmail pode ser violada, assim como a senha em um documento criptografado.

O modo confidencial do Gmail, por outro lado, garante a segurança ao exigir dois tipos de verificação para acessar: a conta de e-mail e um número de telefone associado. Com o modo confidencial, você pode ter sua conta de e-mail comprometida, mas ainda manter a integridade dos e-mails seguros.

As limitações do modo criptografado do Gmail

Apesar de todos os benefícios que você obtém do Modo confidencial, ainda existem algumas desvantagens. As duas maiores desvantagens são ilustradas abaixo:

Sem salvar, baixar, imprimir ou copiar

Ao enviar um e-mail confidencial, o destinatário não poderá salvar, baixar, imprimir ou mesmo copiar qualquer parte do conteúdo. Isso também é válido para anexos: eles são, no modo confidencial, “somente leitura”.

Se você precisar que a pessoa que está recebendo o e-mail faça outra coisa além de simplesmente ler e responder, o modo confidencial pode não ser a melhor escolha. Nesses casos, geralmente é melhor proteger um documento com senha em seu computador ou compartilhá-lo por meio do Google Drive.

Susceptível a erro humano: “Senha SMS” não é o padrão

Antes que você pense que estamos sendo minuciosos com relação a isso, considere que todo o objetivo do Modo Confidencial é fornecer segurança completa para mensagens do Gmail, mas o único recurso que realmente garante que ela seja desativada por padrão.

Isso simplesmente não faz sentido. Além disso, quando você está com pressa, é fácil esquecer aquele pequeno passo, que pode fazer com que você ou outras pessoas em sua organização enviem informações confidenciais que não são totalmente seguras.

Por exemplo, se você enviar um e-mail confidencial para a pessoa errada e se esquecer de usar o “código de acesso SMS”, você não impediu essa pessoa de ver as informações confidenciais. Você apenas os impediu de baixar / imprimir.

Em um mundo cheio de violações e vazamentos de dados, é de se esperar que o Gmail veja isso como um problema e trabalhe para corrigi-lo em breve!

Como proteger com senha documentos para enviar no Gmail

Como uma das principais desvantagens do Modo Confidencial do Gmail é que os destinatários não podem baixar anexos, é importante saber como criptografá-los antes de anexá-los a um e-mail.

Dessa forma, você pode enviar um documento protegido dentro de um e-mail normal, dando ao destinatário a capacidade de baixar e armazenar o documento em seu próprio dispositivo.

Veja como é feito:

Como criptografar um PDF em um computador Mac

como proteger PDFs com senha
  1. Encontre o PDF no Finder
  2. Abra-o com a pré-visualização
  3. Clique em “Arquivo” e depois em “Exportar”
  4. Marque a caixa ao lado de “Criptografar”
  5. Escolha uma senha e clique em “Salvar”
  6. Faça o upload do seu PDF para um e-mail e envie-o.

Como criptografar um arquivo em um PC com Windows 10

  1. Encontre o seu documento no Windows Explorer
  2. Abra o arquivo no programa correspondente (Word, Excel, etc)
  3. Clique em “Arquivo” e depois em “Informações”
  4. Clique em “Proteger Documento” e depois em “Criptografar com senha
  5. Digite uma senha e salve o arquivo.
  6. Faça o upload do arquivo para o seu e-mail e envie-o.

Como Proteja um PDF com senha com Adobe Reader

  1. Abra um arquivo em Adobe acrobat reader
  2. Clique em “Ferramentas” e depois em “Proteger”
  3. Selecione “Criptografar” e “Criptografar com senha”
  4. Clique na caixa que diz “Exigir uma senha para abrir o documento”.
  5. Digite uma senha que bloqueará o documento.
  6. O Acrobat Reader tem várias configurações diferentes que você pode usar para ajustar a capacidade das pessoas de imprimir, copiar ou editar o arquivo PDF. Escolha as configurações que você acha adequadas para o seu documento e clique em “OK”.
  7. Confirme suas alterações e clique em “OK” novamente.
  8. Anexe seu PDF a um e-mail e envie-o.

Perguntas frequentes: criptografando e-mails no Gmail

Você precisa de uma senha única para verificar os e-mails confidenciais que você enviou?

Não – você pode visualizar e-mails confidenciais a qualquer momento sem uma senha, se for o remetente do e-mail.
Isso contrasta com outras formas de criptografia, como a criptografia de documentos, em que é necessário inserir uma senha todas as vezes, independentemente de ser ou não você quem fez a criptografia.

Você pode enviar e-mails criptografados para pessoas que não usam o Gmail?

Sim – tudo de que você precisa é o e-mail e o número de telefone do destinatário para enviar informações seguras por e-mail sem correr o risco de violação.
A pessoa para quem você está enviando o e-mail confidencial só precisa abrir o e-mail e verificar sua identidade usando o número de telefone. Isso significa que não importa qual serviço de e-mail uma pessoa usa ou onde ela mora – você pode enviar um e-mail totalmente seguro para ela no Gmail.

Você pode combinar e-mails criptografados com anexos criptografados?

Não – pelo menos no Gmail, você não pode anexar um documento protegido por senha dentro de um e-mail confidencial.
Tecnicamente, você pode, mas o destinatário não seria capaz de baixar e abrir o arquivo porque o modo confidencial não permite o download.
Portanto, é melhor escolher um ou outro, não ambos, quando se trata das opções de criptografia do Gmail.

O que acontece se você não escolher “Senha SMS”?

Se você não escolher a opção “Senha SMS” ao redigir um e-mail confidencial, o destinatário não precisará verificar sua identidade para visualizá-lo.
O único recurso ativo quando “Senha SMS” não está selecionado é a data de expiração.
Essa é uma boa opção para e-mails semissensíveis, mas qualquer informação realmente sensível deve ser enviada como um e-mail confidencial com uma senha SMS para protegê-la.